Mengenal Microsoft Access

Microsoft Access adalah aplikasi yang berjalan dibawah Sistem operasi Windows yang berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola basis data atau lebih dikenal dengan database. 

Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi.Data digunakan sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine.Dari pemakainanAplikasi ini banyak Di dunia kerja, baik itu di kalangan perkantoran industri swasta, perdagangan  ataupun di instansi pemerintah seperti khususnya di dunia pendidikan.

Fungsi Microsoft Access

Dalam pemakaiannya dapat kita jumpai beberapa aplikasi yang menggunakan Microsoft Acces, Seperti Pengolahan data siswa, administrasi  Pembukuan ,aplikasi surat menyurat,Gaji pegawai , Aplikasi kehadiran ,aplikasi Inventori atau persediaan gudang dan lain-lainnya.Aplikasi ini memang terbilang paling kurang banyak digunakan dibandingkan dengan aplikasi besutan Microsoft selevelnya seperti Microsoft  Excel, Microsoft Word dan Microsoft powerpoint namun jika dibandingkan dengan kegunaan sebenarnya aplikasi ini sama peran pentingnya dalam pengolahan data .Aplikasi Microsoft  access lebih dimaksimalkan dalam pengolahan database, ini nampak lebih mudah ketimbang membangunaplikasi dari bahasa pemrograman dasar seperti C#, Phyton, Java, My Sql atau PHP.Seperti kita kenal dari asuhan Aplikasi windows yang kebanyakan mengembangkan Bahasa GUI atau graphic user interface, pengolahan databasepun relatif lebih mudah selain dari pemakai tingkat lanjut yang menggunakan makro.pembuatan  Query yang agak menjadi tantangan terutama bagi pemulapun diolah oleh access sesimple mungkin.

 Contoh Jenis Jenis Perangkat Lunak Pengolah Database antara lain :
Microsoft SQLServer
Oracle
Interbase
XBase
MySQL
Microsoft Access dBase III
Paradox
FoxPro
VisualFoxPro
Visual dBase
Lotus Smart Suite Approach

 Sebelum memulai microsoft Access, terlebih dahulu kita harus mengenal apa itu database dan apa saja komponen yang ada di dalamnya.

Sekilas tentang Database

Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer, dibutuh kan suatu Sistem Manajemen Database (DBMS). Dengan sistem manajemen database, kita dapat menambah mengedit, menghapus, mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan Anda inginkan dan membuat laporan bagi data tersebut.

Dari pengertiannya Database atau biasa disebut basis data adalah sekumpulan data atau informasi yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan a ntara satu dengan yang lain, di mana Anda mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut, baik untuk menambah, mengganti, mengedit, menghapus data dalam tabel -tabel tersebut.

Lebih sederhananya pengertian Database merupakan kumpulan dari informasi yang disimpan dalam komputer dan saling berhubungan satu sama lain secara sistematik. Database ini dikelola dan dapat digunakan untuk keperluan tertentu.

beberapa tingkatan Database yang bekerja di dalam program Access, antara lain

Gambar 1. Tingkatan database

a. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang

sejenis.

b. Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan tersimpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record

sekaligus.

c. Field merupakan temapat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel.

d. Character merupakan bagian data terkecil yang berjenis huruf, angka (numeric) atau karakter khusus yang membentuk sutau item data/field.

 Pengertian Tabel, Field dan record

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Sebagai ilustrasinya adalah sebagai berikut :

                               Gambar 2. Penjelasan File dan record