Memodifikasi Tabel di Microsoft Access

          

Setelah kita belajar mengenal dan membuat contoh beberapa tabel maka pada tahapan kali ini kita akan memabahas bagaimana cara memodifikasi table .Modifikasi table biasanya dilakukan karena adanya penambahan ataupun pengurangan data, Maka biasanya kita akan  memindah ataupun menghapus Field sesuai dengan yang kita inginkan atau kita perlukan.

Mengganti Nama File

Misal : Ganti field Nomor Induk menjadi Akun Transaksi 3A .

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah
b. Dalam keadaan Datasheet View, klik dua kali field No Induk atau klik mouse kanan  pada field Akun No Induk lalu ketik NISN, tekan Enter, atau ;
c. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul  jendela Table Design

d. Ganti field AkunNo Induk menjadi Akun NISN, dengan langkah sebagai berikut :

e. Blok atau seleksi field No Induk lalu ketik menjadi NISN, lalu Enter

f. Simpan kembali perubahan tersebut, jika  muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

Merubah Jenis Field (Data Type)

Misal : Rubah jenis field Nomor Telepon Orang Tua yang semula Short Text menjadi Number

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL Contacts

b. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design

c. Pada baris field Nomor Telepon Orang Tua dan pada kolom Data Type, ubah Text menjadi Number

d. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

 Memindahkan Letak Field

Misal : Pindahkan letak field Tempat Lahir (kolom-5) ke letak field Alamat (kolom-6)

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL Contacts

b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field Tempat Lahir

c. Tarik atau drag field Tempat Lahir dan letakkan di sebelah kanan field Alamat,

hingga muncul garis vertikal di sebelah kanan field Tempat Lahir, lalu lepas mousnya,

atau ;

d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design

e. Ganti field Tempat Lahir menjadi Alamat, dengan langkah sebagai berikut :

f. Blok atau seleksi field Tempat Lahir

g. Kemudian tarik atau drag field Tempat Lahir dan letakkan pada posisi field Alamat

hingga muncul garis horisontal di bawah field Tempat Lahir

h. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

Menyisipkan Field

Misal : Sisipkan field Jenis Kelamin setelah field Nama Belakang dengan jenis data Text

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL contacts

b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field Tempat Lahir

    Microsoft Access 2010 plus SQL 15

c. Klik mouse kanan lalu pilih Insert Field, sehingga sebelum kolom Tempat Lahir akan di-

    kosongkan satu kolom, atau ;

d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design

e. Blok atau seleksi field Tempat Lahir

f. Pada tab Design, kelompok Tools, pilih dan klik Insert Rows atau klik mouse kanan

   pilih Insert Rows. Sehingga akan dikosongkan satu baris

g. Silakan Anda sisipkan fild baru yaitu Jenis Kelamin pada Field Name

h. sedangkan pada Data Type pilih Text.

i. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

    Menghapus Field

  Misal : Hapus field Jenis Kelamin

a. Aktifkan file tabel yang akan Anda rubah, misal TABEL Contacts

b. Dalam keadaan Datasheet View, blok field Jenis Kelamin

c. Klik mouse kanan, lalu pilih Delete Field, atau;

d. Aktifkan tombol Design View, hingga muncul jendela Table Design

e. Blok atau seleksi field Jenis Kelamin

f. Pada tab Design, kelompok Tools, pilih dan klik Delete Rows atau klik mouse kanan

   pilih Delete Rows. Sehingga field tersebut tidak tampak.

g. Simpan kembali perubahan tersebut, jika muncul pesan konfirmasi, jawab Yes.

Read more...

Memulai menggunakan microsoft Access

Memulai menggunakan microsoft Access

    Untuk memulai microsoft access  klik start. ==> all program ==> microsoft office

        Gambar 3. Memulai Access dengan menggunakan Start Menu

Selanjutnya akan tampil dialog seperti berikut :

                                          Gambar 4.  Tampilan awal Microsoft Access

Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools  dan matikan Check  Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.

Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access...

  

Gambar 5. Elemen-elemen pada Access

Office Button

Berisi Backstage yang bersi beberapa pilihan perintah untuk mengelola database. Fasilitas ini hampir sama pada seluruh program Microsoft Office .

                                                        Gambar 6. Office button

Dapat Anda lihat dari gambar diatas, terdapat beberapa TaksPane seperti :

1. Save : Digunakan untuk menyimpan secara langsung database anda.
2. Open : Digunakan untuk membuka database yang pernah Anda buat sebelumya.
3. New : Digunakan untuk membuat sebuah database baru.
4. Save As : Digunakan untuk menyimpan database Anda menjadi berbagai format            database lainnya/versi Microsoft Access sebelumnya (2000, 2003, 2007 dan 2010 )atau bisa juga dalam bentuk PDF/XPS jika Anda telah mempunyai add-ins nya .
5. Print : Fasilitas untuk mencetak database yang telah Anda buat. Terdapat tiga pilihan yakni Print (mencetak dengan sebelumnya menentukan properti-properti printer dan halaman yang akandicetak), Quick Print (mencetak database secara langsung tanpa melakukan perubahan property-properti pada printer) dan Print Preview (untuk mengatur sebelum database dicetak).
6. Manage : Ini merupakan fasilitas untuk mengatur database           yang telah kita buat. Terdapat tiga   pilihan : Compact and Repair Database (untuk melakukan maintenance atau juga merepair ),
7. Back Up Database (fasilitas untuk membackup database untuk mencegah terjadinya kehilangan data ) Database Properties (dari fasilitas ini akan memunculkan kotak dialog yang dimana anda dapat menentukan properties pada database yang sedang anda buat).
8. Email : Fasilitas ini memudahkan anda dalam mengirimkan database melalui email.
9. Publish : Fasilitas ini digunakan setelah database yang anda buat telah selesai atau final. Terdapat dua pilihan didalamnya Document Management Server, (Anda dapat menaruh document/database ini di server sehingga dapat dengan mudah untuk diakses maupun dibagi ke user lainnya), Package and Sign (ini digunakan untuk memberikan digital signature pada package database yang telah Anda buat).
10. Close Database : digunakan Untuk keluar dari database. Selain dari berbagai pilihan diatas juga ada dua tombol lagi di bawahnya yakni Access Options dan Exit
11. Access. Access Options berisi pilahan-pilahan yang sebenarnya mirip dengan program Office Optionsyang lainnya.

Quick Access Toolbar

Sama seperti program Office 2007 yang lainnya, pada Access 2007 juga manyediakan Quick Access Toolbar yang dapat kita atur sesuai dengan kebutuhan kita

                                         Gambar 7. Menambahkan customize Ribbon

Untuk menambahkan command pada Quick Access Toolbar menggunakan langkah seperti berikut : 

1. Klik pada tombol arah panah kebawah.

2. Klik More Commands, untuk menampilkan seluruh command bisa dengan memilih All

   Commands pada menu drop down Choose commands from.

3. Selanjutnya pilih Command yang akan digunakan dan klik Add.

4. Klik OK.

5. Untuk mengembalikan ke awal lagi, gunakan Reset.

         Gambar 8. Jendela Access Option pada Quick Access Toolbar

Ribbon

Element ini merupakan interface baru yang ditawarkan dalam Microsoft Office 2007. Element ini semakin mempermudah user dalam mengolah/mengedit data. Pada Access 2007 terdapat empat tab yakni Home, Create, External Data dan Database Tools.

Pada tab Home terdiri dari tujuh group :

                                      Gambar 9. Tab Home

1. Views: Group ini memudahkan pengguna dalam melihat/mengedit Database-nya.        Terdapat beberapa pilihan yang berbeda-beda tergantung dengan objek Database yang dipilih atau yang sedang dikerjakan.

2. Clipboard : Berisi perintah-perintah dasar seperti Cut, Copy, Paste dan Format

3. Font : Berisi pengaturan-pengaturan jenis huruf, ukuran, warna, perataan dan   sebagainya.

4. Rich Text : Berisi kumpulan untuk memperkaya format teks, seperti pengaturan    paragraph,Indentasi, Bullet and Numbering.

5. Record : Berisi perintah-perintah untuk pengolahan record.

6. Sort & Filter : Group ini sering digunakan karena berisi perintah untuk melakukan penyaringan atau juga mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu.

7. Find : Untuk berisi perintah untuk mencari dan juga dapat mengganti data yang Anda cari dengan data yang lain. 

    Pada tab Create terdiri dari empat group : 

1. Tables : Untuk membuat tabel data atau juga menentukan tipe tabel yang akan kita buat.

2. Forms : Form merupakan Input bagi user ketika ingin memasukan data baru. Di tab ini    terdapat

berbagai pilihan pengaturan form.

3. Reports : Atau laporan, penyajian akhir dalam bentuk laporan data-data. Anda dapat  membuat dan mengatur seperti apa report yang akan Anda gunakan.

4. Other : Di group ini terdapat dua pilihan utama untuk pembuatan Query dan Macro.    Keduanya akan kita bahas tersendiri pada bab berikutnya.

                                                    Gambar 10. Tab Create

Pada tab External Data juga terdiri dari empat group :

1. Import : Fasilitas ini dapat Anda gunakan ketika ingin memasukan document lain dalam database anda.

2. Export : Kebailikan dari import, Anda dapat mengexport database yang telah Anda buat ke program aplikasi lain.

3. Collect Data : Berhubungan dengan pengiriman database melalui E-mail.

4. SharePoint List : Dalam group ini kita dapat melakukan sinkronisasi database dengan SharePoint.

                                 Gambar 11. Tab External Data

Pada tab Database Tools terdiri dari lima group :  

1. Macro : Berisi rangkain perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara otomatis. Di group ini kita dapat menggunakan Visual Basic dalam pembuatan perintahnya.

2. Show/Hide : Berisi pembuatan Relationships (hubungan antar tabel) dan juga perintah lainnya.

3. Analyze : Anda juga dapat menganalisa performa dari database yang Anda buat pada group ini dan juga menganalisa keefektifan penggunaan tabel.

4. Move Data : Database yang telah Anda buat dapat digunakan (move) menjadi SQL Server atau Database Access. Tentunya dalam mengubah database Anda menjadi SQL Server dibutuhkan Program SQL Server pada komputer kita.

5. Database Tools : Salah satu fitur advance yang ada pada Access seperti kita dapat memberikan melakukan enkripsi database dengan menggunakan password dan juga fitur-fitur advance lainnya.

                                Gambar 12. Tab Ribbon Database Tools

Selain tab diatas masih ada beberapa tab tambahan (Extra Tab). Tab ini akan muncul jika Anda sedang membuat sebuah tabel, form atau report.

Help

Menu Help akan memberikan informasi atau penjelasan singkat mengenai setiap masalah yang ditemukan ketika bekerja dengan Access 2007. Fasilitas ini akan lebih efektif jika komputer kita terkoneksi dengan internet. Untuk menggunakan menu ini ada dua cara :

1. Dengan menekan tombol F1 pada keyboard.

2. Dengan mengklik icon pada pojok kanan atas dibawah tombol Close.

Objek Database

Objek database merupakan tempat objek-objek (bisa berupa Table, Form, Report, Query atau yang lainnya). Kesatuan objek atau komponen ini akan membentuk database. Dalam penggunaannya, pada Microsoft Access versi sebelumnya juga telah mencantumkan elemen ini. Elemen ini mempermudah Anda dalam mengelola/mengedit objek-objek dari database.

                                 Gambar 13. Contoh objek-objek database

Menutup File Database

Ketika kita telah selesai mengerjakan suatu File pekerjaan maka Untuk menutup atau keluar dari file database yang aktif, dapat dilakukan dengan mengKlik menu File, kemudian Exit .atau melalui tombol Close, Jangan Lupa pastikan File Pekerjaan itu telah kita simpan

Read more...

Mengenal Microsoft Access

Microsoft Access adalah aplikasi yang berjalan dibawah Sistem operasi Windows yang berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola basis data atau lebih dikenal dengan database. 

Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi.Data digunakan sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine.Dari pemakainanAplikasi ini banyak Di dunia kerja, baik itu di kalangan perkantoran industri swasta, perdagangan  ataupun di instansi pemerintah seperti khususnya di dunia pendidikan.

Fungsi Microsoft Access

Dalam pemakaiannya dapat kita jumpai beberapa aplikasi yang menggunakan Microsoft Acces, Seperti Pengolahan data siswa, administrasi  Pembukuan ,aplikasi surat menyurat,Gaji pegawai , Aplikasi kehadiran ,aplikasi Inventori atau persediaan gudang dan lain-lainnya.Aplikasi ini memang terbilang paling kurang banyak digunakan dibandingkan dengan aplikasi besutan Microsoft selevelnya seperti Microsoft  Excel, Microsoft Word dan Microsoft powerpoint namun jika dibandingkan dengan kegunaan sebenarnya aplikasi ini sama peran pentingnya dalam pengolahan data .Aplikasi Microsoft  access lebih dimaksimalkan dalam pengolahan database, ini nampak lebih mudah ketimbang membangunaplikasi dari bahasa pemrograman dasar seperti C#, Phyton, Java, My Sql atau PHP.Seperti kita kenal dari asuhan Aplikasi windows yang kebanyakan mengembangkan Bahasa GUI atau graphic user interface, pengolahan databasepun relatif lebih mudah selain dari pemakai tingkat lanjut yang menggunakan makro.pembuatan  Query yang agak menjadi tantangan terutama bagi pemulapun diolah oleh access sesimple mungkin.

 Contoh Jenis Jenis Perangkat Lunak Pengolah Database antara lain :
Microsoft SQLServer
Oracle
Interbase
XBase
MySQL
Microsoft Access dBase III
Paradox
FoxPro
VisualFoxPro
Visual dBase
Lotus Smart Suite Approach

 Sebelum memulai microsoft Access, terlebih dahulu kita harus mengenal apa itu database dan apa saja komponen yang ada di dalamnya.

Sekilas tentang Database

Untuk pengorganisasian dan pengolahan data dengan komputer, dibutuh kan suatu Sistem Manajemen Database (DBMS). Dengan sistem manajemen database, kita dapat menambah mengedit, menghapus, mengurutkan data sesuai dengan urutan yang sesuai dengan Anda inginkan dan membuat laporan bagi data tersebut.

Dari pengertiannya Database atau biasa disebut basis data adalah sekumpulan data atau informasi yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang saling berhubungan a ntara satu dengan yang lain, di mana Anda mempunyai wewenang untuk mengakses data tersebut, baik untuk menambah, mengganti, mengedit, menghapus data dalam tabel -tabel tersebut.

Lebih sederhananya pengertian Database merupakan kumpulan dari informasi yang disimpan dalam komputer dan saling berhubungan satu sama lain secara sistematik. Database ini dikelola dan dapat digunakan untuk keperluan tertentu.

beberapa tingkatan Database yang bekerja di dalam program Access, antara lain

Gambar 1. Tingkatan database

a. File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang

sejenis.

b. Record merupakan kumpulan dari beberapa field yang saling berhubungan tersimpan dalam bentuk baris pada tabel. Satu tabel bisa terdiri dari beberapa record

sekaligus.

c. Field merupakan temapat data atau informasi dalam kelompok sejenis yang dimasukkan atau diinputkan pada bagian kolom tabel.

d. Character merupakan bagian data terkecil yang berjenis huruf, angka (numeric) atau karakter khusus yang membentuk sutau item data/field.

 Pengertian Tabel, Field dan record

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Sebagai ilustrasinya adalah sebagai berikut :

                               Gambar 2. Penjelasan File dan record

Read more...