Memulai menggunakan microsoft Access
Untuk memulai microsoft access klik start. ==> all program ==> microsoft office
Gambar 3. Memulai Access dengan menggunakan Start Menu
Selanjutnya akan tampil dialog seperti berikut :
Gambar 4. Tampilan awal Microsoft Access
Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools dan matikan Check Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.
Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access...
Gambar 5. Elemen-elemen pada Access
Office Button
Berisi Backstage yang bersi beberapa pilihan perintah untuk mengelola database. Fasilitas ini hampir sama pada seluruh program Microsoft Office .
Dapat Anda lihat dari gambar diatas, terdapat beberapa TaksPane seperti :
- Save : Digunakan untuk menyimpan secara langsung database anda.
- Open : Digunakan untuk membuka database yang pernah Anda buat sebelumya.
- New : Digunakan untuk membuat sebuah database baru.
- Save As : Digunakan untuk menyimpan database Anda menjadi berbagai format database lainnya/versi Microsoft Access sebelumnya (2000, 2003, 2007 dan 2010 )atau bisa juga dalam bentuk PDF/XPS jika Anda telah mempunyai add-ins nya .
- Print : Fasilitas untuk mencetak database yang telah Anda buat. Terdapat tiga pilihan yakni Print (mencetak dengan sebelumnya menentukan properti-properti printer dan halaman yang akandicetak), Quick Print (mencetak database secara langsung tanpa melakukan perubahan property-properti pada printer) dan Print Preview (untuk mengatur sebelum database dicetak).
- Manage : Ini merupakan fasilitas untuk mengatur database yang telah kita buat. Terdapat tiga pilihan : Compact and Repair Database (untuk melakukan maintenance atau juga merepair ),
- Back Up Database (fasilitas untuk membackup database untuk mencegah terjadinya kehilangan data ) Database Properties (dari fasilitas ini akan memunculkan kotak dialog yang dimana anda dapat menentukan properties pada database yang sedang anda buat).
- Email : Fasilitas ini memudahkan anda dalam mengirimkan database melalui email.
- Publish : Fasilitas ini digunakan setelah database yang anda buat telah selesai atau final. Terdapat dua pilihan didalamnya Document Management Server, (Anda dapat menaruh document/database ini di server sehingga dapat dengan mudah untuk diakses maupun dibagi ke user lainnya), Package and Sign (ini digunakan untuk memberikan digital signature pada package database yang telah Anda buat).
- Close Database : digunakan Untuk keluar dari database. Selain dari berbagai pilihan diatas juga ada dua tombol lagi di bawahnya yakni Access Options dan Exit
- Access. Access Options berisi pilahan-pilahan yang sebenarnya mirip dengan program Office Optionsyang lainnya.
Quick Access Toolbar
Sama seperti program Office 2007 yang lainnya, pada Access 2007 juga manyediakan Quick Access Toolbar yang dapat kita atur sesuai dengan kebutuhan kita
Untuk menambahkan command pada Quick Access Toolbar menggunakan langkah seperti berikut :
1. Klik pada tombol arah panah kebawah.
2. Klik More Commands, untuk menampilkan seluruh command bisa dengan memilih All
Commands pada menu drop down Choose commands from.
3. Selanjutnya pilih Command yang akan digunakan dan klik Add.
4. Klik OK.
5. Untuk mengembalikan ke awal lagi, gunakan Reset.
Gambar 8. Jendela Access Option pada Quick Access Toolbar
Ribbon
Element ini merupakan interface baru yang ditawarkan dalam Microsoft Office 2007. Element ini semakin mempermudah user dalam mengolah/mengedit data. Pada Access 2007 terdapat empat tab yakni Home, Create, External Data dan Database Tools.
Pada tab Home terdiri dari tujuh group :
Gambar 9. Tab Home
1. Views: Group ini memudahkan pengguna dalam melihat/mengedit Database-nya. Terdapat beberapa pilihan yang berbeda-beda tergantung dengan objek Database yang dipilih atau yang sedang dikerjakan.
2. Clipboard : Berisi perintah-perintah dasar seperti Cut, Copy, Paste dan Format
3. Font : Berisi pengaturan-pengaturan jenis huruf, ukuran, warna, perataan dan sebagainya.
4. Rich Text : Berisi kumpulan untuk memperkaya format teks, seperti pengaturan paragraph,Indentasi, Bullet and Numbering.
5. Record : Berisi perintah-perintah untuk pengolahan record.
6. Sort & Filter : Group ini sering digunakan karena berisi perintah untuk melakukan penyaringan atau juga mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu.
7. Find : Untuk berisi perintah untuk mencari dan juga dapat mengganti data yang Anda cari dengan data yang lain.
Pada tab Create terdiri dari empat group :
1. Tables : Untuk membuat tabel data atau juga menentukan tipe tabel yang akan kita buat.
2. Forms : Form merupakan Input bagi user ketika ingin memasukan data baru. Di tab ini terdapat
berbagai pilihan pengaturan form.
3. Reports : Atau laporan, penyajian akhir dalam bentuk laporan data-data. Anda dapat membuat dan mengatur seperti apa report yang akan Anda gunakan.
4. Other : Di group ini terdapat dua pilihan utama untuk pembuatan Query dan Macro. Keduanya akan kita bahas tersendiri pada bab berikutnya.
Gambar 10. Tab Create
Pada tab External Data juga terdiri dari empat group :
1. Import : Fasilitas ini dapat Anda gunakan ketika ingin memasukan document lain dalam database anda.
2. Export : Kebailikan dari import, Anda dapat mengexport database yang telah Anda buat ke program aplikasi lain.
3. Collect Data : Berhubungan dengan pengiriman database melalui E-mail.
4. SharePoint List : Dalam group ini kita dapat melakukan sinkronisasi database dengan SharePoint.
Gambar 11. Tab External Data
Pada tab Database Tools terdiri dari lima group :
1. Macro : Berisi rangkain perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara otomatis. Di group ini kita dapat menggunakan Visual Basic dalam pembuatan perintahnya.
2. Show/Hide : Berisi pembuatan Relationships (hubungan antar tabel) dan juga perintah lainnya.
3. Analyze : Anda juga dapat menganalisa performa dari database yang Anda buat pada group ini dan juga menganalisa keefektifan penggunaan tabel.
4. Move Data : Database yang telah Anda buat dapat digunakan (move) menjadi SQL Server atau Database Access. Tentunya dalam mengubah database Anda menjadi SQL Server dibutuhkan Program SQL Server pada komputer kita.
5. Database Tools : Salah satu fitur advance yang ada pada Access seperti kita dapat memberikan melakukan enkripsi database dengan menggunakan password dan juga fitur-fitur advance lainnya.
Gambar 12. Tab Ribbon Database Tools
Selain tab diatas masih ada beberapa tab tambahan (Extra Tab). Tab ini akan muncul jika Anda sedang membuat sebuah tabel, form atau report.
Help
Menu Help akan memberikan informasi atau penjelasan singkat mengenai setiap masalah yang ditemukan ketika bekerja dengan Access 2007. Fasilitas ini akan lebih efektif jika komputer kita terkoneksi dengan internet. Untuk menggunakan menu ini ada dua cara :
1. Dengan menekan tombol F1 pada keyboard.
2. Dengan mengklik icon pada pojok kanan atas dibawah tombol Close.
Objek Database
Objek database merupakan tempat objek-objek (bisa berupa Table, Form, Report, Query atau yang lainnya). Kesatuan objek atau komponen ini akan membentuk database. Dalam penggunaannya, pada Microsoft Access versi sebelumnya juga telah mencantumkan elemen ini. Elemen ini mempermudah Anda dalam mengelola/mengedit objek-objek dari database.
Gambar 13. Contoh objek-objek database
Menutup File Database
Ketika kita telah selesai mengerjakan suatu File pekerjaan maka Untuk menutup atau keluar dari file database yang aktif, dapat dilakukan dengan mengKlik menu File, kemudian Exit .atau melalui tombol Close, Jangan Lupa pastikan File Pekerjaan itu telah kita simpan
Komentar ini telah dihapus oleh pengarang.
BalasHapus